La importancia de un buen cimiento

Por Mtro. Daniel Fajardo

Toda organización tiene su origen en una necesidad, misma que lleva al hombre a organizarse para la satisfacción de la misma. En el proceso busca conformar un equipo de personas que puedan aportar con sus habilidades y conocimientos, se coordinan todos los esfuerzos mediante una organización y se realiza una planeación que permita definir las estrategias para alcanzar el anhelado objetivo.

Esta es la esencia de la empresa, misma que lleva como fundamento un sinfín de modelos de empresariales que buscan de distintas maneras cumplir con sus objetivos. ¿Qué determina que un modelo sea válido con respecto a otro? Sin duda la conjunción de distintas variables como proceso de selección de integrantes de la organización, estilo de liderazgo, definición de entregable final, recursos materiales, financieros, humanos y tecnológicos.

La clave para un directivo o consultor organizacional ante el reto de analizar una organización o bien, diseñar una, está en el criterio que tendrá para seleccionar la estructura ideal que permita que todos los planes de la empresa puedan realizarse.

La estructura es la base, se puede hacer una analogía con los cimientos de una casa, antes de pensar en los decorados, la funcionalidad del hogar queda sujeta a la correcta estructura que permita sostener estos esfuerzos.

Daft en su libro “Organizaciones” nos hace una referencia acerca de la importancia de la estructura como órgano rector de las distintas interacciones de los integrantes de las organizaciones quienes de encontrar los espacios y tiempos exactos en los procesos podrán, de manera ordenada, ampliar sus posibilidades para la obtención de la meta empresarial.

“La estructura de la organización describe la asignación de responsabilidades a los individuos que la integran. La estructura también denota el grado de especialización, el agrupamiento conjunto de los individuos para formar departamentos y el agrupamiento de estos departamentos para conformar la organización global” (Daft: 1999)

Crear una estructura no sólo es trabajar en la producción de la forma de la organización, es crear un cimiento que sostenga y de sentido a las personas que se involucran en la empresa, tiene un efecto de identidad que al interior genera cohesión entre los integrantes, y al exterior proyecta una imagen. Los consultores de organizaciones y DO (Desarrollo Organizacional), constantemente se encuentran revisando que las estructuras sean las adecuadas para soportar los esfuerzos de la empresa, que al no tener este respaldo base, colapsan con el tiempo y ven truncadas sus posibilidades de éxito.

Definiendo un tipo de organización

Conforme han aumentado los estudios sobre organizaciones, los modelos han ido presentando diversas variables, en un mundo tan competido como el que tenemos hoy en día donde factores como la tecnología, la filosofía empresarial, la competitividad, por mencionar algunos, terminan por imponer los modelos que permitan que las organizaciones se mantengan al día en el cumplimiento de sus metas y objetivos, el catálogo de estructuras de empresa va en aumento cada día. Desde las teorías clásicas de organización hasta propuestas más aventuradas en versión piloto que las mismas organizaciones implementan en la búsqueda de procesos de mejora continua.

Todos los modelos tienen un mismo origen, el objetivo final de la organización. Las estructuras tienen como inspiración el cómo (forma y recursos a través de los cuales queremos llegar a la meta), y a través de estos cómo, podemos definir diversos esquemas de trabajo. Daft, al igual que otros autores ubica los siguientes modelos base:

 Estructura Funcional

“Su distribución es por funciones, lo que significa que a los empleados se les agrupa de acuerdo con labores y recursos similares” (Daft: 1999)

Este modelo se recomienda para organizaciones pequeñas cuya toma de decisiones sea centralizada. Una pastelería puede ser un ejemplo de este tipo de estructura, los empleados son agrupados por habilidades y funciones, panaderos trabajan en el horno y en la producción del pan, otras áreas se encargan de la colocación del pan y la atención a clientes, unos mas se encargan de la repartición del producto. Todos los que participan en un área determinada comparten habilidades y perfiles pero lo más importante, tienen las mismas funciones.

Estructura de Unidad Autosuficiente

“Todas las funciones necesarias para producir un producto o servicio dado están agrupadas en un departamento o división autónomos” (Daft: 1999) Cada área desarrolla en este modelo su propia forma de realizar sus entregables, al pertenecer a un sistema se garantiza que cada una de las partes se mantenga dentro del ritmo de las otras. Las R.P.I. (Las relaciones públicas internas) son una herramienta clave para que estas áreas, pese a tener autonomía, se mantengan dentro de la logística de la organización. Para este caso podemos ver a una agencia de publicidad, quien subcontrata a otras agencias para la producción de sus medios o bien se crea una estructura de Clúster. Cada creativo a cargo de su proyecto se encarga de conformar su propia estructura y genera sus productos, al pertenecer dentro del sistema de la organización, sujeta sus tiempos de entrega a los espacios en que las otras áreas autónomas aportarán sus entregables para la conformación del producto final.

Esta estructura es recomendable cuando las áreas por desarrollar requieren de personal y procesos muy especializados.

Estructura Híbrida

“La estructura híbrida tiene elementos de las estructuras funcionales y de unidades autosuficientes. La organización tiene divisiones autosuficientes, pero algunas funciones se mantienen como departamentos funcionales centralizados” (Daft: 1999)

Este modelo es un claro ejemplo sobre el dinamismo que una organización debe tener, principalmente encontramos en esta dinámica, la relación de una empresa con distintos servicios que mediante Outsourcing pueden ser contratados. Un ejemplo es una empresa organizadora de eventos, tiene una estructura base funcional y centralizada, pero para tratar de satisfacer las inquietudes del cliente, echa mano de otras empresas que maquilan el trabajo por lo que la estructura de funciones centralizada de la empresa colabora con distintos departamentos externos que se suman por un tiempo a la dinámica organizacional.

Estructura Matricial

“En vez de contar por separado con las estructuras funcional y por productos de  la organización híbrida, se crea una jerarquía dual que afecta a cada departamento dentro de la organización. Los gerentes funcionales y los gerentes de producto tienen la misma autoridad dentro de la organización y muchos empleados reportan a ambos gerentes simultáneamente” (Daft: 1999)

Este modelo aplica para organizaciones mucho más grandes con formas de control mucho más desarrolladas cuyo monitoreo de cada área está en manos de distintas personas. Por lo general una misma área es supervisada por dos departamentos generales. Para el caso de una productora de cine, el área de post-producción responde tanto al productor como al director sobre sus acciones, estas dos autoridades tienen funciones distintas pero con varias coincidencias que validan sus intervenciones individuales y colectivas sobre un mismo equipo de trabajo, en este caso, el área de post-producción.

En los modelos revisados podemos encontrar una cosa en común, todos los tipos se basan en la garantía de lograr el objetivo de la organización, si agrupando al personal en áreas de trabajo lo podemos lograr, es un modelo exitoso, si decidimos combinar con un staff base que coordine la operación de terceros es válido, no existe un modelo que sea la fórmula mágica, cada organización debe tener en su líder la visión estratégica de definir los cómo y entonces decidirse por una estructura que le de solidez al proyecto.

El diseño de una organización debe ser más que un modelo rígido, una oportunidad para encontrar mejores caminos para hacer las cosas, los distintos modelos han ido surgiendo debido a que empresas toman los modelos clásicos, los adaptan a sus organizaciones y encuentran formas mejores de hacer las cosas. No temamos diseñar nuestros propios cómo, una vez que la meta está trazada “Hay muchos caminos para llegar a Roma”